Excel関数がわからないとき、ChatGPTへの聞き方と式の確かめ方

Excelで「入金済の行だけ合計したい」。やりたい計算は決まっていても、式が分からないことがあります。

ChatGPTには、関数名を知らなくても、やりたい計算と列の役割を伝えれば式を聞けます。ただし、返ってきた式はそのまま仕事の表に入れず、小さな表で答えを確かめます。

この記事では、架空の4行を使って、ChatGPTへの聞き方からExcelでの確かめ方まで試します。

まず、何を計算したいかと列の役割を伝える

ChatGPTを使うのが初めてなら、先にChatGPTの基本的な使い方で入力欄の場所を確かめてから戻ってきてください。

質問に入れるのは3つです。どんな計算をしたいか、どの列に何が入っているか。この2つに、答えをどのセルに出したいかを足すと、返ってきた式をどこへ入れればいいかまで分かります。関数名は分からないままで構いません。

練習用に、次の表を使います。1行目が見出しで、2行目から5行目の4行がデータです。

入金済は1,000円と500円なので、手で足すと1,500円です。この答えを先に出しておくと、あとで式の結果と見比べられます。

上の表で式を聞くなら、次の短い質問をコピーして使えます。数値はChatGPTへ送らず、Excelで自分で確かめます。

B2:B5に入金状況、C2:C5に金額があります。「入金済」の金額だけ合計してC7に出すExcelの式を教えてください。

最初はこの架空の数字で試してください。実際の顧客名や金額へ置き換えるのは、その値を外部のサービスへ出していいかを決めてからです。迷う場合はChatGPTへ入力してはいけない情報にまとめてあります。

上の短い質問とは別に、架空の4行の値も伝えてChatGPTで再検証しました。=SUMIF(B2:B5,"入金済",C2:C5) という式と結果1,500が返り、B2:B5で入金状況を見てC2:C5の金額を合計する、という説明でした。

SUMIFは、条件を見る範囲、探す条件、合計する範囲の順に書く関数です。今回の式だと、対応はこうなります。

2つの範囲は、行をそろえておく必要があります。今回はどちらも2行目から5行目です。ここがずれると、別の行の金額を足してしまいます。

式が出たら、上の表をExcelへ入力し、手計算の答えと比べます。

C7は1500。先に手で足した1,500円と同じです。ここまで合えば、この式は今回の表で思ったとおりに動いていると判断できます。

確かめたのはこの1回だけです。ほかの表でも必ず同じとは限らないので、自分の表に入れるときも、手で出せる答えと見比べます。

数字が合わない、エラーが出るという場合は、次の4つを先に見ます。

それでも合わないときは、入れた式、表の実際の値、出た結果、自分が期待した結果の4つをそのまま書いて聞き直します。「合いません」だけだと、どこがずれているかまでは返ってきません。

関数名が分からなくても、やりたい計算、列の役割、答えを出したいセルを書けば、式の候補は返ってきます。その式は、小さい表で手計算と見比べてから、自分の表へ持っていきます。

今日は読むだけにしておいても大丈夫です。関数名が思い出せずに止まっている人、返ってきた式を使っていいか決められない人は、ここまでの確かめ方をそのまま使えます。

今日試すなら、上の表を見出しごと新しいシートへ打ち込み、同じ質問文を貼るところからです。1,500円が出れば、同じところまで来ています。